Microsoft y Google garantizan la disponibilidad de sus servicios, pero la protección de los datos de cada cuenta es responsabilidad del cliente. Los elementos borrados o modificados solo se conservan durante un tiempo limitado. Una copia propia del correo, los calendarios, OneDrive, SharePoint y Drive permite recuperar versiones antiguas, cuentas de empleados que se van y datos afectados por un ransomware.
Situaciones que la copia resuelve
- Un empleado borra una carpeta de correo o un documento y se detecta meses después.
- Un ransomware cifra los archivos sincronizados con OneDrive o Drive.
- Una persona deja la empresa y se quiere conservar su buzón sin pagar su licencia.
- Un error de configuración o una cuenta comprometida elimina datos.
Cómo se hace
Una aplicación de copia se conecta a la cuenta de la organización con permisos específicos y copia de forma automática el correo, los calendarios, los contactos y los archivos a un almacenamiento propio, por ejemplo un NAS, con las versiones que se definan. Desde ahí se recupera un elemento concreto o una cuenta completa.
En los NAS Synology compatibles se puede hacer con Active Backup for Business, sin licencias por usuario. Existen también servicios de copia en la nube.