Microsoft und Google garantieren die Verfügbarkeit des Dienstes, aber der Schutz der Daten jedes Kontos liegt in der Verantwortung des Kunden. Gelöschte oder geänderte Elemente werden nur begrenzte Zeit aufbewahrt. Ein eigenes Backup von E-Mail, Kalendern, OneDrive, SharePoint und Drive ermöglicht, alte Versionen, Konten ausgeschiedener Mitarbeiter und von Ransomware betroffene Daten wiederherzustellen.
Situationen, die ein Backup löst
- Ein Mitarbeiter löscht einen E-Mail-Ordner oder ein Dokument, und es fällt erst Monate später auf.
- Ransomware verschlüsselt mit OneDrive oder Drive synchronisierte Dateien.
- Jemand scheidet aus, und man möchte sein Postfach behalten, ohne die Lizenz weiter zu bezahlen.
- Ein Konfigurationsfehler oder ein kompromittiertes Konto löscht Daten.
Wie es funktioniert
Eine Backup-Anwendung verbindet sich mit spezifischen Berechtigungen mit dem Konto der Organisation und kopiert E-Mail, Kalender, Kontakte und Dateien automatisch auf einen eigenen Speicher, etwa ein NAS, mit den festgelegten Versionen. Von dort lässt sich ein einzelnes Element oder ein ganzes Konto wiederherstellen.
Auf kompatiblen Synology-NAS geht das mit Active Backup for Business, ohne Lizenzen pro Benutzer. Es gibt auch Cloud-Backup-Dienste.